Netiquette

Penerapan Netiket di Tempat Kerja

Pada artikel sebelumnya, kita telah membahas Netiket dalam hal dasar. Bagi kalian yang belum memahami apa itu Netiket, silahkan baca terlebih dahulu “Apa Itu Netiket”

Pemahaman Netiket yang universal, membuat konsep dari Netiket bisa diterapkan pada semua lini pekerjaan kita. Bukan saja untuk mengharuskan kita sopan dalam berinteraksi di dunia maya, melainkan juga mengajarkan kita untuk bisa bersikap yang sesuai dalam menerapkan teknologi.

Oleh karena itu, kita sekarang akan membahas aktivitas yang lumrah untuk dilakukan, sangat sederhana, tapi vital dalam membangun dinamika pekerjaan yang nyaman dan sesuai.

Korespondensi Email

Email adalah salah satu bentuk komunikasi yang populer di tempat kerja. Karena email adalah komunikasi tertulis, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dengan mudah disalahartikan. Oleh karena itu, kita menjadi sangat sensitif dalam menyampaikan konten email. Jadi sebelum mengirim atau membalas email, mohon simak hal berikut.

  • Selalu sertakan topik di bagian subjek email. Terkadang banyak orang tidak menyertakan subjek karena terlupa.
  • Jangan gunakan bahasa gaul atau tidak resmi di lingkungan profesional. Karena email selalu digunakan saat bekerja, adalah baik jika kita selalu gunakan bahasa formal yang sistematis.
  • Jangan sertakan sebuah singkatan pada konten email. Sebuah singkatan hanya membuat bingung dan bisa menghasilkan beragam interpretasi. Kecuali memang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.
  • Kirim dan / atau membalas email pada waktu yang tepat. Perhatikan durasi pengiriman. Karena email, sebaiknya untuk berkomunikasi di lakukan padaa hari kerja.
  • Saat keluar dari kantor (liburan dll.) Selalu nyalakan balasan otomatis “di luar kantor” dan tunjukkan tanggal pengiriman konten email kembali yang kita tetapkan.
  • Membaca kembali pesan sebelum mengirim utuk menghindari typo. Karena hanya akan terlihat tidak serius jika banyak typo tersemat.
  • Selalu gunakan spell-check untuk mengidentifikasi kesalahan gramatikal. Mungkin bagi sebagia orang kesalahan berbahasa adalah hal yang wajar sehingga tak masalah. Namun, adalah hal yang buruk jika kebahasaan kita berantakan. Hal itu hanya akan membuat pesan kita diabaikan.
  • Jangan gunakan email kantor untuk penggunaan pribadi
  • Jangan mengirim atau membalas email saat marah
  • Jangan gunakan email sebagai pengganti komunikasi tatap muka. Terkadang, dalam berkoordinasi adalah baik jika kita melakukan nya secara langsung apa lagi dalam membahas hal-hal teknis. Sehingga kita dapat meminimalisasikan kesalahan dalam berkomunikasi.
  • Selalu sertakan signature di akhir email, minimal identitas diri. Hal itu untuk standar profesionalitas kita.
  • Cek ulang attachment jika ada, karena seringkali kita terlupa melampirkannya
  • Konfirmasi di media lain (jika ada) bahwa telah kirim email dan tidak ada respon setelah beberapa waktu
  • Konfirmasi bahwa email telah diterima (acknowledge) jika menerima email, terutama yang berisi dokumen penting

Rapat Virtual

Rapat di tempat kerja harus menjadi forum dimana peserta berkumpul untuk membahas topik dan / atau isu agar dapat bekerja menuju pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Namun sayangnya, masih banyak pertemuan yang merupakan pemborosan waktu. Karena itu, untuk mengurangi atau menghindari pertemuan yang tidak produktif maka;

  • Selalu pertahankan sikap profesional. Hal ini terkait dengan waktu dan substansi dari bahsan itu sendiri.
  • Mengidentifikasi di awal dalam merumuskan tujuan dan sasaran. Hal itu penting untuk membuat benang merah dalam pertemun agar waktu bisa efisien.
  • Membuat batasan waktu rapat agar efisien. Orang cenderung punya berbagai ide jika rapat virtual terutama jika via chatting karena ide bisa terus datang tanpa jeda.
  • Sebelum rapat, kirim agenda pertemuan via email ke seluruh peserta. Hal itu untuk melatih peserta berpikir, agar saat pertemuan, mereka dapat memberikan ide-ide yang solutif.
  • Saat menggunakan teknologi dalam rapat, selalu uji alat teknis terlebih dahulu. Miliki rencana cadangan jika jaringan sedang down
  • Jangan biarkan substansi dari pertemuan melebar kemana-mana. Hal itu bisa membuat pembahasan akan a lot atau memakan waktu lama.
  • Jangan mengerjakan tugas lain selama pertemuan online. Fokus pada tujuan dari pertemuan. Dan hargai kawan lain dengan menjadi pendengar yang baik.
  • Buat rangkuman singkat hasil rapat dan kirimkan notulensi rapat ke semua peserta dalam waktu 1 hari setelah pertemuan.
  • Buat follow-up atau tindak lanjut dari hasil pertemuan agar bisa berkelanjutan dan dapat membuat dampak positif yang besar.

Penggunaan Telepon

Di lingkungan tempat kerja mana pun, penggunaan telepon cukup sering. Oleh karena itu sangat penting bahwa tips etiket telepon berikut dipertimbangkan.

  • Batasi panggilan pribadi di kantor (Panggilan pribadi dilakukan hanya untuk keadaan darurat)
  • Jika saat pertemuan ada salah satu anggota harus menerima telepon pada saat itu juga dan tidak bisa menunda untuk keluar dulu sebentar, maka Izinkan orang tersebut untuk berbicara namun kita harus tetap mempertahankan pembicaraan agar tidak terganggu.
  • Berbicaralah dan menanggapilah dengan nada hormat bahkan jika orang lain bersikap bermusuhan kepada kita.
  • Letakkan ponsel pada mode senyap. Hal itu agar menjadikan dinamika diskusi menjadi kondusif.
  • Jangan gunakan waktu pertemuan untuk membaca dan mengirim pesan teks pribadi. Hal itu akan berdampak pada pemahaman kita yang akan kurang pada konteks pertemuan.

0 comments on “Penerapan Netiket di Tempat Kerja

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: